해외취업 : 업무 및 시간 관리를 어떻게 할까? /효율적으로 업무시간 관리하는 방법

업무 시간 관리 : 해외의 경우는 회식이나 야근이 별로 없기 때문에 개인적으로 특별한 일이 없는 한 업무리듬이 깨지는 경우가 별로 없습니다. 그래서 국내보다 좀 더 규칙적으로 회사 생활을 할 수 있습니다. 물론 국가마다, 분야마다, 회사마다 다르겠지만, 현재 저의 경우 한국보다 업무시간 변동이 적은 게 사실입니다. 그래서 효율적으로 업무시간을 관리하는 방법에 대해서 알아보겠습니다.

정확한 출퇴근 시간
한 달에 한번 정도 야근을 하거나, 주말이 출근해야 하는 상황이 발생하기도 하지만, 그래도 아침 8시가 출근, 저녁 5시 퇴근이 비교적 잘 지켜지고 있습니다(점심 시간 2시간). 평가 기간이 아닌 이상 주간보고와 같은 회의 시간은 수요일로 정해져 있죠. 그래서 업무시간 변동이 크지 않습니다. 이런 상황에서 개인의 업무시간을 관리하는 기준과 방법에 대해서 개인적인 생각을 몇 자 작성해 볼까 합니다. 

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업무시간 분배 어떻게 할까?

1. 개인의 에너지 수준 분석
   사람마다 에너지가 높은 시간대가 다르죠. 일반적으로 아침에 에너지가 높다면, 집중과 창의력이 필요한 중요한 업무를 오전에 배치하는 것이 좋다. 반면, 오후에는 에너지가 조금 떨어질 수 있으므로 비교적 단순하거나 반복적인 작업을 할 수 있겠죠.. 반면에 오후에 에너지가 높은 사람이라면, 어렵고 복잡한 일을 오후에 배치는 게 좋다.

 

  예를 들면

  -오전: 전략적인 계획, 분석, 창의적인 작업과 같이 높은 집중력을 요구하는 일을 하는 것이 좋습니다.
  -오후: 회의, 이메일 확인, 보고서 작성 등 비교적 에너지를 덜 소모하는 작업을 배치할 수 있습니다.

2. 효율적인 생산적 도구 사용할 수 있는 일과 없는 일로 구분
   캘린더, 프로젝트 관리 도구, 타임 트래커 등을 활용해 업무를 체계적으로 관리하는 것이 도움이 되죠.

• Trello: 타임라인 기반의 프로젝트 관리 도구로, 작업을 할당하고 진행 상황을 추적할 수 있어 팀워크를 원활하게 도와줍니다.
• Asana: 작업 관리 및 협업 도구로, 프로젝트를 구성하고 할당하고 기한을 설정할 수 있습니다.
• Notion: 다양한 형태의 콘텐츠를 하나의 플랫폼에서 관리할 수 있는 도구로, 개인 및 팀의 업무를 효율적으로 관리할 수 있습니다.
• Slack: 팀 커뮤니케이션 도구로, 채팅, 파일 공유, 채널 관리 등을 통해 팀워크를 촉진합니다.
• Google Workspace: 드라이브, 문서, 슬라이드 등의 협업 도구를 통해 팀이 함께 작업할 수 있도록 도와줍니다.
• Microsoft Copilot: Microsoft의 다양한 Office 애플리케이션에서 문서 작성, 분석 및 프레젠테이션 작업을 도와주는 AI 도구입니다.
• Grammarly: 문법 및 스타일 오류를 실시간으로 교정해 주어, 글쓰기의 정확성과 효율성을 높이는 AI 도구입니다.
• Otter.ai: 회의 녹음을 실시간으로 텍스트로 변환해 주는 도구로, 회의 기록을 손쉽게 관리하고 검색할 수 있습니다.
• RescueTime: 업무 시간과 집중 시간을 추적해, 사용자의 생산성 패턴을 분석하고 개선점을 제안합니다.
  
  이 도구들이 업무 효율성을 높여주는 데 큰 도움이 될 겁니다.

3. 주기적인 휴식 안배
   에너지가 넘치는 오전(혹은 오후)에는 휴식 기간을 비교적 짧게 분배하는 게 좋은 것 같다. 왜냐하면 집중력이 최고조에 오르면, 짧은 휴식만으로도 다시 업무로 복귀하는데 큰 장애를 받지 않기 때문이다. 반면, 에너지가 떨어지는 시간일 경우는 주기적이면서, 조금은 길게 휴식을 취해주는 게 집중력을 유지한 데 도움이 되는 것 같다. 특히, 개인 리듬 상 에너지가 부족한 시간대에 일을 오래 하면 쉽게 피로가 쌓이기 때문에 이를 고려해서 업무시간을 분배하는 게 좋다. 

4. 명확한 커뮤니케이션
  해외에서 일할 때는 명확한 커뮤니케이션이 중요해요. 이메일, 메신저, 화상회의 등을 통해 동료들과 원활한 소통을 유지해야 해요.

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고려할 사항 : 어떻게 업무 시간을 분배할까?

  업무시간을 오전과 오후로 구분하는 것은 효율적인 시간 관리를 위해 중요합니다. 다음과 같은 기준을 고려해 보세요.

1. 개인 신체리듬에 따른 업무 배분
  -오전: 전략적인 계획, 분석, 창의적인 작업과 같이 높은 집중력을 요구하는 일을 하는 것이 좋습니다.
  -오후: 회의, 이메일 확인, 보고서 작성 등 비교적 에너지를 덜 소모하는 작업을 배치할 수 있습니다.

2. 외부 요인
  회의나 클라이언트와의 통화, 팀 미팅 등 외부 일정에 맞춰 업무를 배분하는 것도 중요합니다. 예를 들어, 중요한 회의를 오전에 배치해 피로감이 덜할 때 더 효율적으로 진행할 수 있습니다.

3. 개인 선호도
  개인적인 리듬을 고려해 업무를 배분하는 것이 중요합니다. 일부 사람들은 오전에 더 효율적으로 일하고, 일부는 오후에 더 활발하게 일할 수 있습니다.

4. 급한 업무
  급한 업무는 시간대에 상관없이 바로 처리해야 할 필요가 있습니다. 이런 일들은 우선순위로 정해져야 합니다.

5. 휴식 시간
  오후 업무를 배치할 때 점심시간과 짧은 휴식 시간을 고려해, 에너지를 재충전할 수 있도록 배분하는 것이 중요합니다.

  이러한 기준을 활용해 업무시간을 구분하면 보다 효율적으로 일할 수 있을 것입니다. 도움이 되었기를 바랍니다!